1) Ich habe noch keine Ahnung von digitaler Langzeitarchivierung. Wo finde ich einen guten, anfängerfreundlichen Einstieg in das Thema?
Das nestor-Handbuch
Obwohl die letzte Überarbeitung bereits ein paar Jahre her ist, bietet das „nestor-Handbuch: Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung“ weiterhin einen sehr guten Einstieg in das Thema. In insgesamt 20 Einzelkapiteln werden nahezu alle relevanten Bereiche des Aufgabenfeldes behandelt. Praktisch: Das nestor-Handbuch steht sowohl als Gesamtwerk als auch in überschaubaren Einzelkapiteln kostenlos zum Download bereit!
Handbuch zur Digitalen Langzeitarchivierung der Digital Preservation Coalition (DPC)
Die Digital Preservation Coalition hat in einem umfangreichen Online-Handbuch wichtige Schritte auf dem Weg zum digitalen Archiv dargestellt, zusammen mit kleineren Tutorials und einfachen Entscheidungshilfen. Das Handbuch ist frei zugänglich, die einzelnen Kapitel können auch heruntergeladen werden, allerdings ist das Handbuch nur auf Englisch und nicht auf Deutsch verfügbar.
KOST
Die Schweizer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) pflegt eine der besten deutschsprachigen Internetseiten zu allen Fragen der digitalen Langzeitarchivierung. Kenntnisreich und trotzdem gut verständlich werden hier die verschiedensten Themenbereiche behandelt, Tools angeboten, Fragen beantwortet und Standards gesetzt.
Lesenswert für den Einstieg sind u. a. die Überlegungen zu den Minimalanforderungen für die digitale Langzeitarchivierung. Hier werden die Handlungsfelder, die zur digitalen Langzeitarchivierung gehören, dargestellt: Es ist keine Anleitung im eigentlichen Sinne, sondern eine Auflistung der Bereiche, die für die digitale Archivierung „bespielt“ werden müssen und die in der Planung entsprechend berücksichtigt werden sollten.
NDSA: Levels of Digital Preservation
Das US-amerikanische Netzwerk The National Digital Stewardship Alliance hat ein Stufenmodell entwickelt, das die Entwicklungsstufen beim Einstieg und den Betrieb eines digitalen Archivs darstellt. Die Entwicklungsstufen werden anhand verschiedener Kriterien beschrieben und bieten einfache Anhaltspunkte für den Aufbau und die Weiterentwicklung des eigenen digitalen Archivs: Von der provisorischen Sicherung bis hin zum voll ausgebildeten digitalen Archiv – hier werden Anfänger und Fortgeschrittene gleichermaßen fündig.
Eine Übersetzung der Levels of Digital Preservation ist hier zu finden.
Materialien der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare
In der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare (VdW) haben sich Unternehmensarchive verschiedener Branchen zusammengeschlossen. Der VdW berät seine Mitglieder in archivfachlichen Fragen und stellt auf seiner Homepage auch sehr praxisorientierte Informationen für die elektronische Langzeitarchivierung bereit, die sich gut für einen Einstieg in das Thema eignen. Die Mitglieder haben für verschiedene Fragen Lösungsansätze erarbeitet, die im Internet abrufbar sind. Wer beispielsweise einen Anforderungskatalog für ein Langzeitarchiv formulieren muss, findet hier Vorlagen und Beispiele.
E-ARK Projekt
Das Projekt E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) bringt international Fachleute zusammen, um sich über Methoden und Technologien der digitalen Langzeitarchivierung auszutauschen, diese weiterzuentwickeln und zu verbessern. Die Ergebnisse von Tagungen und Workshops, die im Rahmen von E-ARK stattgefunden haben, werden auf der Homepage bereitgestellt. Arbeitsgruppen widmen sich beispielsweise den Themenfeldern Datentransfer (gesicherte Übermittlung elektronischer Daten an das Archiv), AIP-Spezifikation oder dem Zugang zu elektronischem Archivgut (Access Services). Auf der Homepage finden sich auch Angaben zu den beteiligten Archiven mit Links und Kontaktinformationen.
Publikationen des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdDS)
Der AUdS-Arbeitskreis organisiert bereits seit 1997 jedes Jahr eine Tagung rund um das Themenfeld digitale Langzeitarchivierung. Dabei werden aktuelle Projekte und Konzepte präsentiert und diskutiert, durchaus auch mit dem Anspruch, aus gescheiterten Projekten zu lernen. Die Vorträge und Ergebnisse werden i. d. R. durch die Veranstalter publiziert und anschließend auf der Webseite des Staatsarchivs St. Gallen zum Download bereitgestellt.
Fachkonzept Elektronische Archivierung des Sächsischen Staatsarchivs
Auf seiner Homepage stellt das Sächsische Staatsarchiv sein „elektronisches Staatsarchiv“ vor, das seit 2013 in Betrieb ist. Als Download verfügbar sind das Fachkonzept und das Organisationskonzept. Im Fachkonzept werden die fachlichen Anforderungen an das Langzeitarchiv und die damit verbundenen Prozesse (wie z. B. die Validierung oder die AIP-Generierung) beschrieben. Das Organisationskonzept beschäftigt sich mit Fragen zu Arbeitsabläufen und Aufwand der elektronischen Archivierung, der technischen Administration und der IT-Infrastruktur. Archiven, die ein elektronisches Langzeitarchiv aufbauen möchten und zunächst Konzepte erarbeiten müssen, können die beiden Dokumente als hilfreiches Beispiel dienen.
Fach- und Organisationskonzept Digitales Magazin des Landesarchivs Thüringen
Das Fach- und Organisationskonzept beschreibt die fachlich-technischen und organisatorischen Anforderungen an ein digitales Magazin und stellt die notwendigen Arbeitsschritte und Prozesse bei der digitalen Archivierung vor. Ähnlich wie das Fachkonzept Elektronische Archivierung des Sächsischen Staatsarchivs kann auch dieses Dokument als Vorbild bei der Entwicklung eines eigenen Konzepts genutzt werden.
Informationsangebote des LWL Archivamts
Hier gibt es zahlreiche Links zum Themenbereich Archiv und IT, z. B.:
1. Archivierung aus elektronischen Fachverfahren
2. Archive und DMS – mit grundsätzlichen Tipps zu Bedarfsanalysen, E-Vorgangsbearbeitung und Projektleitfäden. Hier gibt es auch einen Ausblick auf Projekte, die in Arbeit sind.
3. Vorstellung verschiedener Archivverwaltungs- und Verzeichnungsprogramme
Kurz-Bibliografie des Landesarchivs Baden-Württemberg
Die Bibliografie stellt Artikel zum Download zur Verfügung, die sich mit grundlegenden Fragen der digitalen Langzeitarchivierung beschäftigen. Dazu gehören z. B. „Präsentation zur digitalen Bestandserhaltung“, „Konzeption und Aufbau eines digitalen Archivs“ und „Archivierung des Internets – eine Aufgabe für Archive? “.
Ebenso sehr zu empfehlen, allerdings nur als Buch und nur auf Englisch erhältlich:
Adrian Brown, Practical Digital Preservation. A how-to guide for organizations of any size, London 2013.
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2) Ich habe noch keine Ahnung von digitaler Langzeitarchivierung. Wo finde ich Ansprechpartner, Mitstreiter, nette Leute, die mir weiterhelfen können?
Leute, die mir weiterhelfen:
Inzwischen gibt es im deutschsprachigen Raum eine ansehnliche Anzahl von Archiven, Einrichtungen, Initiativen und informellen Organisationen, über die man Kontakt zu Experten, Allroundern und Leidensgenossen herstellen kann. Wer im Einzelfall der richtige Ansprechpartner sein kann, hängt von den individuellen Bedürfnissen, Vorkenntnissen und Vernetzungen ab. Zudem gibt es hier unterschiedliche Grade der „Verbindlichkeit“ – das Spektrum reicht von Beratungsstellen und Archiven mit gesetzlichem Auftrag bis hin zum lokalen Stammtisch für einzelne Interessierte. Welcher Link für welchen Zweck geeignet sein kann, ist in den Erläuterungen angegeben.
Bitte beachten: Die angeführten Adressen dienen dazu, Kontakte herzustellen – sie sollten nicht als Hotline für einzelne fachliche Fragen missbraucht werden!
Baden-Württemberg
Landesarchiv Baden-Württemberg
Dr. Simone Ruffer
Eugenstraße 7
70182 Stuttgart
Tel.: Tel.: +49 0711/212-4287
E-Mail: simone.ruffer@la-bw.de
Bayern
Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns
Dr. Markus Schmalzl
Schönfeldstraße 5
80539 München
E-Mail: markus.schmalzl@stam.bayern.de
Berlin
digiS – Servicestelle Digitalisierung
c/o Zuse Institute Berlin
Takustraße 7, 14195 Berlin
Tel.: +49 030/84185-200
Fax: +49 030/84185-269
E-Mail: digis@zib.de
Landesarchiv Berlin
Eichborndamm 115–121
13403 Berlin
Tel.: +49 030/90264-0
E-Mail: info@landesarchiv.berlin.de
Brandenburg
Landesfachstelle für Archive und Öffentliche Bibliotheken Brandenburg
FH/Potsdam/FB Informationswissenschaften
Sabine Stropp
Kiepenheuerallee 5
14469 Potsdam
Tel.: +49 (0331/580-1540
E-Mail: stropp@fh-potsdam.de
Brandenburgisches Landeshauptarchiv
Am Mühlenberg 3
14476 Potsdam
Tel.: + 49 0331/5674-0
E-Mail: poststelle@blha.brandenburg.de
Bremen
Staatsarchiv Bremen
Dr. Bettina Schleier
Am Staatsarchiv 1
28203 Bremen
Tel.: +49 0421/361-6216 oder -6221
Fax: +49 0421/361-10247
E-Mail: bettina.schleier@staatsarchiv.bremen.de
Hamburg
Freie und Hansestadt Hamburg
Behörde für Kultur und Medien – Amt Staatsarchiv
Dr. Christine Axer
Kattunbleiche 19, 22041 Hamburg
Tel.: + 49 040/42831-3132
E-Fax: +49 040/4279-16003
E-Mail: christine.axer@bkm.hamburg.de
Hessen
Hessisches Hauptstaatsarchiv
Dr. Sigrid Schieber (Vertretung: Dr. Annekathrin Miegel)
Mosbacher Straße 55
65187 Wiesbaden
Tel.: +49 0611/881-117
oder 0611/881--150
Fax: +49 0611/881-145
E-Mail: Sigrid.Schieber@hhstaw.hessen.de
E-Mail: Annekathrin.Miegel@hhstaw.hessen.de
Mecklenburg-Vorpommern
Landesamt für Kultur und Denkmalpflege Mecklenburg-Vorpommern
Landesarchiv
Dr. Maria Schramm
Graf-Schack-Allee 2
19053 Schwerin
Tel.: +49 0385/58879461
E-Mail: M.Schramm@lakd-mv.de
Niedersachsen
Dr. Regina Rößner
Niedersächsisches Landesarchiv
Leitung Geschäftsbereich 1: Zentrale und standortbezogene Dienste
Am Archiv 1
30169 Hannover
Tel.: + 49 0511/120-6685
E-Mail: Regi
Nordrhein-Westfalen
- für das Rheinland
LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrum
Dr. Gregor Patt / Dr. Thomas Krämer
Ehrenfriedstraße 19
D-50259 Pulheim
Tel.: + 49 02234/98 54-234 / 02234 9854-341
E-Mail: gregor.patt@lvr.de / thomas.kraemer@lvr.de
- für Westfalen und Lippe
Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)
LWL-Archivamt für Westfalen
Antonia Riedel / Hannah Ruff
Jahnstraße 26
48147 Münster (Westf.)
Tel.: + 49 0251 / 591-3888
E-Mail: Antonia.Riedel@lwl.org / Hannah.Ruff@lwl.org
Saarland
Landesarchiv Saarland
Dr. Dörte Kaufmann
Dudweilerstraße 1
66133 Saarbrücken-Scheidt
Tel.: +49 0681/501-1930
Fax: +49 0681/501-1933
E-Mail: d.kaufmann@landesarchiv.saarland.de
Sachsen-Anhalt
Landesarchiv Sachsen-Anhalt
Brückstraße 2
39114 Magdeburg
Tel.:+49 0391/59806-228
Fax: +49 0391/59806-600
E-Mail: poststelle@la.sachsen-anhalt.de
Schleswig-Holstein
Landesarchiv Schleswig-Holstein
Dr. Wulf Pingel
Prinzenpalais
24837 Schleswig
Tel.: +49 04621/86-1840
Fax: +49 04621/8618-01
E-Mail: wulf.pingel@la.landsh.de
Thüringen
Landesarchiv Thüringen
Jörg Filthaut
Marstallstraße 2
99423 Weimar
Tel.: +49 03643/870-102
Fax: +49 03643/870-100
E-Mail: Digitales.Magazin@la.thueringen.de
nestor-Veranstaltungskalender
Der nestor-Veranstaltungskalender bündelt Termine von Veranstaltung rund um das Thema digitale Langzeitarchivierung. Egal, ob Angebote für EinsteigerInnen oder Konferenzen zu speziellen Schwerpunkten gesucht sind – hier lassen sie sich finden. Dabei lassen sich die Veranstaltungen nicht nur dazu nutzen, den eigenen Kenntnisstand zu erweitern, sie bieten auch viele Möglichkeiten, miteinander ins Gespräch zu kommen und neue Kontakte zu knüpfen. Besonders hingewiesen sei auf die praxisorientierten Einsteigerformate „nestor vor newbies“ und den „nestor-Praktikertag“.
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3) Ich habe noch kein digitales Archiv, muss aber bereits digitales Archivgut übernehmen und provisorisch sichern. Was kann ich tun?
Sie bekommen eine Sammlung von digitalen Fotos oder eine Video-Datei eines Zeitzeugeninterviews angeboten und möchten diese gerne in Ihr Archiv übernehmen, verfügen aber über kein digitales Archiv? Also was tun?
Ein Backup ist kein Archiv!
Eine langfristig verlässliche Sicherung digitaler Informationen ist nur in einem „echten“ digitalen Archiv möglich. Der Archivbegriff wird insbesondere von IT-Dienstleistern in der Regel für eine mittelfristige Datensicherung verwendet – damit ist aber keine unbefristete Aufbewahrung gemeint! Wer mehr will und mehr braucht als eine reine Übergangslösung, der wird nicht umhinkommen, selbst ein digitales Archiv aufzubauen, sich einer Verbundlösung anzuschließen oder seine Daten an ein bereits bestehendes (digitales) Archiv zu übergeben.
Was kann eine Übergangslösung bieten?
Eine Übergangslösung besteht in erster Linie darin, für eine möglichst gute Sicherung digitaler Daten zu sorgen. Idealerweise wird dadurch zumindest die unversehrte und unveränderte Speicherung der zu archivierenden Dateien sowie der Erhalt eines Mindestmaßes an Zusatzinformationen (Metadaten) sichergestellt. Beides ist unbedingt notwendig, um die so gesicherten Informationen später in ein „echtes“ digitales Archiv überführen zu können.
Am besten werden die zu archivierenden Dateien und die zugehörigen inhaltlichen Metadaten nicht nur auf einer einzelnen Festplatte zwischengespeichert, sondern auf mehreren Speichermedien abgelegt (redundante Speicherung), damit beim Defekt eines Speichermediums nicht auch die dort gespeicherten Daten verloren gehen. Auch hier gilt: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Überlassen Sie das Thema Speicherung besser Ihren IT-Spezialisten, die tagtäglich mit solchen Fragen zu tun haben. Fragen Sie also in der IT-Abteilung oder bei Ihrem IT-Dienstleister nach! Bei den inhaltlichen Metadaten können Sie sich an dem orientieren, was Sie üblicherweise an Informationen für eine aussagekräftige Erschließung benötigen (also z. B. Provenienz, Titel, Laufzeit) und diese in Ihrer Dokumentation sichern.
Was kann eine Übergangslösung nicht bieten?
Eine vorübergehende Sicherung digitaler Daten muss der Anstoß sein, die Frage der digitalen Langzeitarchivierung für das eigene Archiv in Angriff zu nehmen, sonst drohen nur neue Datenfriedhöfe. Denn die bloße Speicherung der Daten stößt schnell an Grenzen. Das betrifft bereits die Art der Daten, denn schon Fachverfahren oder E-Akten-Systeme lassen sich auf diese Art und Weise nicht sinnvoll provisorisch sichern. Zudem stellt eine vorübergehende Sicherung digitaler Daten nicht die langfristige Interpretierbarkeit der übernommenen Dateien sicher. Der technische Fortschritt führt dazu, dass das ursprüngliche komplexe Zusammenspiel zwischen Dateiformat, Hardware und Software auf die Dauer nicht mehr funktioniert – irgendwann können die gespeicherten Informationen nicht mehr ohne weiteres ausgelesen und angezeigt werden. Ebenso erlauben Übergangslösungen keine Anbindung des gesicherten Archivguts an Katalogsysteme oder Fachportale wie das Archivportal-D. Eine automatisierbare Bereitstellung zur Nutzung ist ebenfalls nicht möglich.
Nicht abwarten – loslegen!
Noch einmal: Die provisorische Sicherung digitaler Daten kann nur eine vorübergehende Lösung sein! Wer digitale Informationen tatsächlich archivieren (und damit langfristig bewahren) will, für den ist das Backup nur ein vorbereitender Arbeitsschritt. Ein Backup ersetzt kein Archiv!
Deshalb: Sorgen Sie für eine gute Sicherung Ihrer Daten und machen Sie sich dann daran, zu klären, wie digitale Archivierung in Ihrem Archiv aussehen kann. Hierbei finden Sie Hilfestellung unter Frage 1: Ich habe noch keine Ahnung von digitaler Langzeitarchivierung. Wo finde ich einen guten, anfängerfreundlichen Einstieg in das Thema? und Frage 4: Ich stehe vor der Aufgabe, ein digitales Langzeitarchiv aufzubauen. Wo finde ich konkrete Hinweise, wie ich vorgehe, was ich brauche und was das Ganze kostet?
Und ganz wichtig: Nicht abwarten – loslegen!
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4) Ich stehe vor der Aufgabe, ein digitales Langzeitarchiv aufzubauen. Wo finde ich konkrete Hinweise, wie ich vorgehe, was ich brauche und was das Ganze kostet?
Bevor es losgeht: Kenne dich selbst!
Jedes Archiv ist anders und hat deshalb auch andere Anforderungen und Bedarfe im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung. Nur wer sich selbst kennt, weiß auch, was er braucht. Deshalb ist es wichtig, sich zunächst zu überlegen:
• welchen Auftrag das Archiv hat
• wie groß das Archiv ist
• welche Art von digitalem Archivgut zu erwarten ist
• welche Nutzer das Archiv hat
• wieviel Geld und Personal zur Verfügung steht, um das Archiv aufzubauen und langfristig zu erhalten
Wer sich über diese Rahmenbedingungen einigermaßen bewusst ist, findet im Folgenden zu diesen Themenbereichen gute Einstiegsinformationen:
4.1 Gute Gründe für den Aufbau eines digitalen Archivs (gegenüber Geldgebern!)
Der Autor Peter Sandner vom Wiesbadener Hauptstaatsarchiv sammelt zehn in der Praxis häufig vorkommende Fragen, die darauf abzielen, den grundsätzlichen Bedarf eines digitalen Archivs sowie den Bedarf zusätzliche Ressourcen infrage zu stellen, und zeigt Gegenargumente auf.
Peter Worm (LWL-Archivamt für Westfalen) stellt in diesem Blog-Artikel kurz und prägnant die wichtigsten Argumente für einen schnellen Einstieg in die digitale Langzeitarchivierung dar. Da das LWL-Archivamt primär Archivberatung für Kommunalarchive in Westfalen leistet, ist der Artikel inhaltlich sehr auf die Situation der Kommunalarchive in NRW fokussiert. Er gibt aber Anregungen und zeigt Argumentationslinien, die sich auch auf andere Bundesländer und andere Archivsparten übertragen lassen.
4.2 Kriterien für vertrauenswürdige Archive
Die digitale Langzeitarchivierung ist eine komplexe Aufgabe. Um sie erfolgreich zu meistern, sind zahlreiche fachliche, technische und organisatorische Faktoren zu berücksichtigen und miteinander zu verzahnen. Nur wenn das Gesamtkonstrukt vollständig und in sich stimmig ist, ist ein digitales Langzeitarchiv wirklich vertrauenswürdig! Um diese angestrebte Vertrauenswürdigkeit in der Konzeption zu erreichen und sie in der Praxis transparent und nachvollziehbar zu machen, hat die Archivcommunity in den letzten Jahren mehrere Standards entwickelt. Mit Hilfe von Fragen- und Kriterienkatalogen ermöglichen es diese Standards, die eigenen Konzepte und Umsetzungsstände zu prüfen und zu vervollständigen. Aber auch für Archive, die noch im Aufbau sind, bieten diese Standards eine gute Orientierungshilfe, da sie die wichtigsten zu berücksichtigenden Handlungsfelder benennen und erläutern.
Das bei nestor angesiedelte Zertifizierungsverfahren bietet interessierten Archiven die Möglichkeit, die eigene Vertrauenswürdigkeit anhand eines Kriterienkatalogs durch unabhängige Gutachter überprüfen zu lassen. Der insgesamt 34 Einzelkriterien umfassende Katalog, der eng mit der einschlägigen DIN 31644 verwandt ist, ist auch für die Archive frei im Internet verfügbar, die (noch) keine Zertifizierung anstreben. Daher eignet er sich auch gut als Checkliste für konzeptionelle Arbeiten. Archive, die das nestor-Siegel erwerben möchten, finden weitere Informationen in den „Erläuterungen zum nestor-Siegel“.
Das von der niederländischen „Data Archiving and Network Services“ (DAN) angebotene Zertifizierungsverfahren basiert auf einer Selbstbeauskunftung anhand eines 16 Fragen umfassenden, englischsprachigen Kriterienkatalogs, der frei im Internet verfügbar ist. Weniger umfangreich als der Kriterienkatalog bei nestor, bietet der Data-Seal-Katalog gleichwohl auch Archiven in Planung eine gute Orientierung.
Der 2012 erschienene Standard ISO 16363 „Audit and certification of trustworthy digital repositories“ ermöglicht die Beurteilung der Konformität mit ISO 14721. Auf Grund dieser Beurteilung kann ein Archivsystem als vertrauenswürdig bezeichnet werden.
Der Standard ISO 16363 entspricht den CCSDS-Empfehlungen CCSDS 652.0-M-1 und CCDS 652.1-M-2.
4.3 Standards
Das „Reference Model for An Open Archival Information System (OAIS)“ ist die Mutter aller Standards für die digitale Langzeitarchivierung. Ab 1997 im Kontext der Weltraumforschung entwickelt, ist OAIS heute der zentrale Orientierungspunkt für nahezu alle digitalen Archive. OAIS beschreibt auf einem sehr abstrakten, dafür aber allgemeingültigen Level alle benötigten Zutaten für ein digitales Archiv, insbesondere die Struktur der notwendigen Informationspakete sowie die verschiedenen Funktionsbereiche und Schnittstellen des Archivs. Die aktuelle Textversion von OAIS ist nicht nur als ISO-Norm 14721:2012 (für teures Geld!) erhältlich, sondern auch auf den Seiten der für die Pflege und Weiterentwicklung verantwortlichen Raumfahrtorganisationen frei zum Download verfügbar. Zudem gibt es bei nestor eine frei verfügbare deutsche Übersetzung, die neben dem Haupttext auch ein umfangreiches Glossar enthält.
Brauchbare Einführungen zu OAIS gibt es einige – knapp und gut verständlich sind z. B. die Erläuterungen der Schweizer Nationalbibliothek, etwas ausführlicher und tiefer gehend das Kapitel im nestor-Handbuch.
PREMIS ist der führende Standard für Metadaten in der digitalen Langzeitarchivierung. Ab 2003 von einer internationalen bibliothekarischen Arbeitsgruppe entwickelt, liegt PREMIS derzeit in einer dritten Version vor, die im Internet frei verfügbar ist. PREMIS definiert in einem abstrakten, allgemein verwendbaren Datenmodell alle im Archiv mit Metadaten zu beschreibenden „Entitäten“ und bietet zu jeder Entität einen (Meta-)Datenkatalog. Die hierzu passenden XML-Schemata werden ganz oder in Teilen von vielen Archiven nachgenutzt.
Einen guten Einstieg in die komplexe Welt von PREMIS bietet das 2017 frisch überarbeitete Tutorial „Understanding PREMIS“. Ebenfalls hilfreich ist die nur als Buch bzw. E-Book und nur auf Englisch erhältliche Einführung von Angela Dappert u. a. (Hrsg.), Digital Preservation Metadata for Practitioners. Implementing PREMIS, Cham 2016.
METS ist ein Standard für deskriptive, administrative und strukturelle Metadaten, der von der Library of Congress entwickelt und gepflegt wird. Das hier verlinkte Dokument bietet in deutscher Sprache einen gut strukturierten und verständlichen Einstieg in den Aufbau und die Nutzung von METS. Weitere Dokumente finden sich hier: METS Schema & Documentation.
Um den Austausch von Daten in der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten, bedarf es Bund-Länder-übergreifender Standards. Durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen müssen Behörden und öffentliche Einrichtungen in der Lage sein, auf verschiedenen Verwaltungsebenen und aufgabenübergreifend Daten aus Dokumentenmanagementsystemen und Fachanwendungen auszutauschen. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ist dafür zuständig, die Entwicklung und Inbetriebnahme solcher IT-Standards zu koordinieren. Durch XÖV-Spezifikationen wird ein Rahmen vorgegeben, der festlegt, in welcher Weise ein Datenaustausch verwaltungsintern, zwischen zwei Verwaltungsstellen, oder auch zwischen der Verwaltung und ihren Kunden, den Bürgerinnen und Bürgern, erfolgt. Beispiele sind XMeld für den Austausch von Meldedaten, XInneres für Daten aus dem Bereich der Innenverwaltung oder XJustiz aus der Justizverwaltung. Ein Kapitel der Spezifikation XPersonenstandsregister (Abschnitt 4.3.9.) widmet sich speziell der standardisierten Aussonderung und Übergabe von Daten aus von elektronischen Personenstandsregistern an die Archive. Auf der Seite der KoSIT finden Archivarinnen und Archivare Informationen zu IT-Standards in der Verwaltung, die bei der Bewertung und Übernahme von Daten aus elektronischen Fachverfahren wichtig sein können.
4.4 Best Practices & Erfahrungsberichte
LVR: Erste Schritte im Umgang mit elektronischen Fachverfahren
Hier finden sich mehrere Erfahrungsberichte zum Thema Langzeitarchivierung von Fachverfahren. Sie legen ihren Schwerpunkt auf die Erfassung und Bewertung von Fachverfahren und beschreiben praxiserprobte Vorgehensweisen. Somit bieten sie eine wertvolle Hilfestellung für all jene Archivarinnen und Archivare, die sich mit dem Thema Fachverfahren beschäftigen (müssen). Die Bewertungsentscheidung ist Voraussetzung dafür, das weitere Vorgehen für die digitale Langzeitarchivierung festlegen zu können, und hat deshalb wesentlichen Einfluss auf den gesamten Archivierungsprozess.
Auf der Homepage des LWL-Archivamts für Westfalen finden sich Informationen zur Langzeitarchivierung v. a. von Akten der öffentlichen Verwaltung. Es finden sich diverse Handreichungen und Empfehlungen zu verschiedenen Materialgattungen (z. B. Bauakten, Gewerberegister, Personenstandsregister etc.) sowie beispielhafte Fachverfahrensbewertungslisten verschiedener westfälischer Kreise und Städte.
Die Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder (KLA) sowie ihre Ausschüsse und Arbeitsgruppen geben Empfehlungen und Stellungnahmen zu unterschiedlichsten archivischen Themen, u. a. auch zum Bereich digitale Langzeitarchivierung. Die Papiere spiegeln den aktuellen Diskussionsstand in der deutschen Archivwelt wider und erlauben so einen guten ersten Zugriff auf zentrale Themen der (digitalen) Archivierung.
Die BKK stellt auf ihrer Internetseite Empfehlungen zu verschiedenen archivischen Themen, u. a. zum Bereich digitale Langzeitarchivierung zur Verfügung. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Bedarf von kommunalen Archiven, dennoch lohnt sich auch für andere Archivsparten ein Blick in die Handreichungen der BKK.
Der VdA-Arbeitskreis Archivische Bewertung hat ein Papier erstellt, in dem grundlegende Aspekte sowie mögliche Vorgehensweisen bei der Bewertung und Archivierung elektronischer Fachverfahren in knapper Form dargestellt werden. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Bewertungsentscheidung als Voraussetzung für die Entscheidung über die Art und Weise der Archivierung.
Der AUdS-Arbeitskreis organisiert bereits seit 1997 jedes Jahr eine Tagung rund um das Themenfeld digitale Langzeitarchivierung. Dabei werden aktuelle Projekte und Konzepte präsentiert und diskutiert, durchaus auch mit dem Anspruch, aus gescheiterten Projekten zu lernen. Die Vorträge und Ergebnisse werden i. d. R. durch die Veranstalter publiziert und anschließend auf der Webseite des Staatsarchivs Sankt Gallen zum Download bereitgestellt.
Diese nestor-Reihe stellt knappe Praxisberichte zu verschiedenen Themen zusammen, die beispielhaft Lösungsmöglichkeiten aufzeigen oder eine knappe Einführung zu Fragen der digitalen Langzeitarchivierung anbieten.
Katharina Tiemann und Peter Worm stellen ihre Erfahrungen mit der Nutzung der E-Akte in der LWL-Verwaltung und der Anbindung an das elektronische Langzeitarchiv vor.(Seite 11)
4.5 Verbundlösungen
Das Digitale Archiv Nordrhein-Westfalen (DA NRW) stellt Kultur- und Gedächtniseinrichtungen aller Sparten Softwarelösungen für den dauerhaften Erhalt des „digitalen Erbes“ zur Verfügung. Die Verbundlösungen Digital Preservation Solution (DiPS.kommunal) und DA NRW Software Suite (DNS) stehen auch nicht-staatlichen und nicht-kommunalen Einrichtungen grundsätzlich offen. Entsprechende Anfragen beantwortet die DA NRW Geschäftsstelle.
DIMAG (Digitales Magazin) ist eine Software-Lösung für die digitale Langzeitarchivierung, die vom Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelt wurde. Aktuell wird DIMAG vom Landesarchiv Baden-Württemberg, dem Landesarchiv Hessen, den Staatlichen Archiven in Bayern sowie dem Verbund Digitales Archiv Nord (DAN) eingesetzt und gemeinschaftlich weiterentwickelt.
Anfragen beantwortet das Landesarchiv Baden-Württemberg.
4.6 Am Markt vorhandene Einzellösungen
Jenseits der Verbundlösungen gibt es am Markt auch Einzellösungen von verschiedenen Herstellerfirmen. Einen guten Überblick über die vorhandenen Angebote bieten die Begleitausstellungen zum Deutschen Archivtag (Archivistica) sowie zu einigen regionalen Archivtagen. Dort stellen zahlreiche Herstellerfirmen aus und es besteht die Möglichkeit, die Produkte anzusehen und mit den Herstellern ins Gespräch zu kommen.
Ebenso empfiehlt es sich, bei anderen Archiven nach den dort eingesetzten Einzellösungen zu fragen und Erfahrungsberichte einzuholen. Um andere Archive zu finden, kann z. B. das Kontaktformular für Kooperationsprojekte genutzt werden.
4.7 Archivierung als Dienstleistung
Nein, man muss nicht immer alles selbst machen – auch nicht die digitale Langzeitarchivierung. Je nach Ausgangslage, Ressourcen und Anforderungen (Stichwort: Kenne dich selbst!) kann es sinnvoll sein, die digitale Langzeitarchivierung an einen Dienstleister abzugeben. Einen guten Überblick über die vorhandenen Angebote bieten die Begleitausstellungen zum Deutschen Archivtag (Archivistica) sowie zu einigen regionalen Archivtagen. Dort stellen zahlreiche Herstellerfirmen aus und es besteht die Möglichkeit, die Produkte anzusehen und mit den Herstellern ins Gespräch zu kommen.
Ebenso empfiehlt es sich, bei anderen Archiven nach den dort eingesetzten Einzellösungen zu fragen und Erfahrungsberichte einzuholen. Um andere Archive zu finden, kann z. B. das Kontaktformular für Kooperationsprojekte genutzt werden.
4.8 Rund um die Hardware
ArchivarInnen können (fast) alles, doch beim Thema Hardware ist es sinnvoll, IT-Fachleute heranzuziehen. Besprechen Sie also Ihre IT-Anforderungen auch mit Ihren IT-Dienstleistern.
4.9 Datenmodelle & Metadaten
Beim Thema Datenmodelle und Metadaten lohnt sich ein Blick auf bereits existierende Lösungen, die als Vorbild für die eigene Konzeption dienen können, z. B.
Datenmodell und Metadatenschema von DiPS werden auch in einem Artikel in der Fachzeitschrift „Archivar. Zeitschrift für Archivwesen“ in der Ausgabe 4/2016 erläutert.
4.10 Kosten
In der Tagungspublikation befinden sich zwei Beiträge von Karlheinz Schmitt und Susanne Fröhlich, die Kostenmodelle für die digitale Langzeitarchivierung erläutern. Auch auf der AUdS-Konferenz 2017 gab es mehrere Vorträge, die sich mit den Kosten der digitalen Langzeitarchivierung befassten. Die Publikation dieser Konferenzbeiträge ist zeitnah geplant (Präsentationsfolien sind bereits auf der Seite des Staatsarchivs St. Gallen verfügbar). Sämtliche Publikationen finden sich auf der Internetseite des Staatsarchivs St. Gallen.
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5) Ich weiß schon dies und das über digitale Langzeitarchivierung, habe aber Fragen zu einzelnen Themengebieten. Wo finde ich Antworten?
5.1 Archivtaugliche Datenformate
Katalog archivischer Dateiformate
Die Schweizer Koordinationstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) entwickelt und pflegt einen Katalog archivischer Dateiformate. Er bietet die im deutschsprachigen Raum beste Gesamtübersicht über mögliche Kriterien der Beurteilung von Dateiformaten für die digitale Archivierung. Zudem werden 37 der am weitesten verbreiteten Dateiformate einer genauen Prüfung und Beurteilung unterzogen. Obwohl die definitive Entscheidung für oder gegen ein Datenformat immer im Einzelfall zu entscheiden ist, bietet der Katalog der KOST eine durchdachte, gut zugängliche Orientierungshilfe in (fast) allen Lebenslagen.
PRONOM-Datenbank
Die PRONOM-Datenbank, abrufbar auf der Homepage der National Archives (UK), gibt Auskunft über Dateiformate und die entsprechende Software, die diese Formate unterstützt. Die Datenbank wird beständig erweitert und ist ein wichtiges Nachschlagewerk bei der Identifikation bestimmter Dateiformate und -versionen bei der Übernahme von elektronischen Unterlagen in ein Langzeitarchiv. Mithilfe des frei verfügbaren Tools DROID (Digital Record Object Identification) lassen sich Dateiformate automatisiert erkennen.
5.2 Fragen zu einzelnen Dateitypen
Memoriav-Empfehlungen
Die Empfehlungen des Schweizer Netzwerks Memoriav zu Foto, Ton, Film und Video bieten einen verständlichen und praxisorientierten Einstieg in das Thema Archivierung von AV-Medien. Gleichzeitig informieren sie auch über die Möglichkeiten und Anforderungen von (Ersatz-)Digitalisierung.
nestor-Leitfaden für die die digitale Langzeitarchivierung audiovisueller Medien
Dieser Leitfaden bietet alles, was EinsteigerInnen über die digitale Langzeitarchivierung von AV-Medien wissen müssen, von Fragen der Digitalisierung über rechtliche Aspekte bis hin zum Umgang mit unterschiedlichen Filmgenres (z. B. Amateurfilme). Besonders hilfreich ist die Untergliederung der Empfehlungen je nach Zielgruppe: Die Empfehlungen werden jeweils passend für kleine, mittlere und größere Einrichtungen ausgesprochen, sodass den unterschiedlichsten Anforderungen und (finanziellen und personellen) Mitteln Rechnung getragen wird. Eine weitere Besonderheit der Publikation ist, dass sie hybrid erschienen ist. Das bedeutet, dass die Bestandteile, die besonders leicht zu veralten drohen bzw. einer ständigen Aktualisierung unterliegen, online zur Verfügung gestellt werden, z. B. Literatur- und Linklisten sowie Übersichten zu Dateiformaten.
5.3 Bestandserhaltungsstrategien
nestor-Leitfaden zur digitalen Bestandserhaltung, Version 2
Der nestor-Leitfaden zur digitalen Bestandserhaltung liegt mittlerweile in einer aktualisierten zweiten Version vor. Er erläutert ein Vorgehensmodell zur Bestandserhaltung in der Langzeitarchivierung und bietet Hilfestellungen zur praktischen Umsetzung. Ein Anhang stellt Lösungsansätze für verschieden Objekttypen exemplarisch dar.
5.4 Literaturhinweise
nestor pflegt außerdem eine Übersicht mit Literaturhinweisen zu allgemeinen und speziellen Themen der digitalen Langzeitarchivierung.
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6) Ich weiß schon dies und das über digitale Langzeitarchivierung und arbeite mit einem digitalen Langzeitarchiv. Nun bin ich auf der Suche nach geeigneten Softwaretools für meine Arbeit. Wo kann ich fündig werden?
Gute Mittel zum guten Zweck
Softwaretools, die die Erledigung der vielen verschiedenen Teilaufgaben der digitalen Archivierung unterstützen, gibt es in großer Zahl. Die Bandbreite reicht hier von großen kommerziellen Angeboten bis hin zu kleinen und kleinsten Open-Source-Produkten mit höchst speziellen Anwendungsbereichen. Die folgenden Links sollen helfen, eine erste Orientierung zu bieten und auf einige „Klassiker“ hinzuweisen. Im Einzelfall werden sie längere individuelle Recherchen jedoch nicht ganz unnötig machen können.
Wichtig: Softwaretools sind im Rahmen der digitalen Archivierung immer nur Hilfsmittel, sie sind nicht das Archiv selbst. Dieses sollte vielmehr ein durchdachtes Gesamtsystem aus mehreren technischen und organisatorischen Teilkomponenten sein!
Community Owned digital Preservation Tool Registry (COPTR)
COPTR sammelt Softwaretools für unterschiedlichste Anwendungsfälle der digitalen Langzeitarchivierung. Man kann die Tools nach vielen verschiedenen Kategorien filtern, z. B. nach Objekttyp, und sich so ganz gezielt passende Tools anzeigen lassen.
Softwaretools der KOST
Die Schweizer Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) bietet kostenfrei eine Palette von Softwaretools für verschiedene Anwendungsfälle, unter anderem zur Dateivalidierung oder zum Bildervergleich bei einer Formatkonvertierung.
DROID
DROID ist eine frei verfügbare Software zur Formaterkennung und -validierung, die von den britischen National Archives entwickelt wurde.
nestor-Praktikertage
Wer sich näher mit den gängigen Softwaretools und ihrer Nutzung im Archiv befassen möchte, ist auf den nestor-Praktikertagen richtig. Dort verraten ExpertInnen Tipps und Tricks zu verschiedenen Aspekten der digitalen Langzeitarchivierung. Der nestor-Veranstaltungskalender nennt die Termine für kommende Veranstaltungen. Zudem sei auch noch auf die Schulungen und Workshops im Rahmen des Deutschen Archivtags verwiesen, die auch Angebote zum Thema digitale Langzeitarchivierung enthalten.
Werkzeugübersicht
nestor pflegt außerdem eine Übersicht mit Werkzeugen und nützlichen Tools für verschiedene Bedarfe in der digitalen Langzeitarchivierung.
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7) Ich habe da einen Begriff aufgeschnappt, mit dem ich nichts anfangen kann. Wo finde ich ein Glossar?
Wie jede Fachwissenschaft, so bedient sich auch die digitale Langzeitarchivierung eines eigenen Vokabulars. Dieses speist sich zum einen aus den Begriffsbestimmungen einiger zentraler Normen und Standards, zum anderen aus der Praxis unterschiedlicher Archive. Einen „offiziellen“ Katalog des Fachvokabulars gibt es nicht und manche Begriffe werden von unterschiedlichen Akteuren unterschiedlich definiert und verstanden.
Daher soll an dieser Stelle vor allem auf die wichtigsten bereits vorhandenen Glossare verwiesen werden, die in den meisten Fällen eine sehr verlässliche Orientierung bieten. Darüber hinaus finden sich auch noch einige Definitionen der gängigsten Begriffe, die man für alle weiteren Recherchen verstanden haben sollte.
nestor-Leitfaden Wege ins Archiv und nestor-Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive Vers. 2
Die nestor-Publikationen enthalten jeweils ein Glossar, das zentrale Begriffe aus dem Themenfeld digitale Langzeitarchivierung erläutert. Sie liegen zudem den DIN 31644 und DIN 31645 zugrunde, die jeweils auch über ein Glossar verfügen. Tipp: Der zu DIN 31644 erschienene Kommentar liefert hilfreiche Einordnungen und Erklärungen und enthält zusätzlich auch den Text der Norm.
Referenzmodell für ein Offenes Archiv-Informations-System (OAIS)
Die deutsche Übersetzung des OAIS-Referenzmodells liegt mittlerweile in der zweiten Version vor und liefert Definitionen zu zentralen Begriffen aus dem Feld der digitalen Langzeitarchivierung.
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